Surat Tunjuk Sebab

Surat tunjuk sebab dalam Bahasa Inggeris ialah “show-cause letter”.

Surat tunjuk sebab ialah surat tatatertib daripada majikan yang meminta pekerja menjelaskan atau memberi alasan terhadap sesuatu dakwaan salah laku. Pekerja diberi tempoh tertentu untuk menjawab sebelum sebarang tindakan diambil. Mengeluarkan surat tunjuk sebab ialah “to issue a show-cause letter”.

Tujuan Show-Cause Letter

Tujuan utama surat ini ialah memberi pekerja peluang menjelaskan kedudukannya. Majikan menyatakan dakwaan dengan jelas dan meminta penjelasan dalam tempoh yang ditetapkan. Pada peringkat ini, tiada kesalahan ditetapkan lagi. Surat ini ialah langkah keadilan supaya pekerja didengari sebelum keputusan dibuat.

Surat Tunjuk Sebab Bukan Penetapan Kesalahan

Perlu difahami bahawa surat tunjuk sebab tidak bermaksud pekerja sudah bersalah. Ia hanya meminta penjelasan terhadap dakwaan. Nada surat ini sepatutnya profesional dan neutral, bukan menuduh. Pekerja berhak menjawab dan membela kedudukannya secara bertulis dalam tempoh yang diberi.

Kedudukan Dalam Proses Tatatertib

Surat tunjuk sebab kerap menjadi langkah awal sebelum siasatan dalaman, iaitu “domestic inquiry”. Proses tatatertib di Malaysia lazimnya berpandukan kontrak pekerjaan dan peruntukan Akta Kerja 1955, namun ini bukan nasihat undang-undang. Jika penjelasan pekerja tidak memuaskan, majikan boleh meneruskan ke peringkat seterusnya mengikut prosedur yang sah.

Contoh Penggunaan

Sebagai contoh ayat, “The employee was given seven days to reply to the show-cause letter” bermaksud pekerja diberi tujuh hari untuk menjawab surat tunjuk sebab. Surat ini ditulis sebagai sebuah surat rasmi atas kepala surat syarikat. Ia berbeza daripada surat pelepasan yang melepaskan pekerja daripada perkhidmatan.