Surat Rasmi

Surat rasmi dalam Bahasa Inggeris ialah “official letter”.

Surat rasmi ialah surat berstruktur untuk urusan rasmi atau perniagaan. Ia juga dipanggil “formal letter” apabila penekanan diberi pada gaya penulisan yang formal. Surat jenis ini menggunakan bahasa sopan dan susunan yang tetap.

Official Letter Lawan Formal Letter

Kedua-dua istilah ini sering bertukar ganti, tetapi ada nuansa. “Official letter” lazimnya melibatkan organisasi rasmi seperti jabatan kerajaan atau syarikat. “Formal letter” merujuk gaya penulisan yang formal, jadi ia boleh jadi surat peribadi yang ditulis secara formal. Semua official letter adalah formal, tetapi tidak semua formal letter bersifat rasmi.

Struktur Surat Rasmi

Surat rasmi mengikut susunan yang tetap. Mulakan dengan kepala surat (letterhead), kemudian nombor rujukan (reference number) dan tarikh (date). Selepas itu letakkan alamat penerima, kata aluan (salutation) seperti “Dear Sir/Madam”, dan perkara (subject line). Isi (body) ditulis ringkas dan jelas, diikuti penutup (closing) seperti “Yours faithfully” dan tandatangan (signature). Susunan ini membezakan official letter daripada surat biasa.

Beza Dengan Surat Tidak Rasmi

Jangan keliru surat rasmi dengan surat tidak rasmi, iaitu “informal letter” atau “personal letter”. Surat tidak rasmi ditulis untuk rakan atau keluarga dengan bahasa santai dan tiada struktur ketat. Surat rasmi pula menuntut nada profesional dan format lengkap.

Contoh Penggunaan

Banyak dokumen kerja ialah surat rasmi, contohnya surat pengesahan majikan dan surat pelepasan. Sebagai contoh ayat, “Please find attached the official letter from our department” bermaksud surat rasmi daripada jabatan disertakan. Dalam suasana perniagaan, surat rasmi menjadi rekod bertulis yang sah.